Innsyn og postliste
Du har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Selv om et dokument kan unndras fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis.
Postliste
En postliste er en liste som viser oversikt over dokumenter som er mottatt av kommunen eller sendt fra kommunen en bestemt dato. Av kvalitetssikringshensyn, vil dokumenter som er mottatt av vårt dokumentsenter, eller sendt fra kommunen, komme på postlista neste dag.
Hvorfor har kommunen en postliste?
Vi skanner og registrerer all post til og fra kommunen og legger dette ut i offentlig journal (postliste).
Dette er i henhold til bestemmelsene i offentleglova og arkivloven med forskrifter, for ifølge offentlighetsloven har kommunene plikt til å gjøre dette offentlig.
Dokumenter, journaler og lignende register ligger tilgjengelige for publikum med mindre noen annet følger av lov eller forskrift.
Innsyn
Hovedregelen er at alle saksdokumenter kommunen sender og mottar er offentlige. Dette følger av Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) § 3.
Hvis det er opplysninger i et enkelte dokument som i medhold av lov eller forskrift er undergitt taushetsplikt, vil disse opplysningene bli unntatt fra dokumentet. Dersom dette medfører at dokumentet blir misvisende i forhold til opprinnelig innhold, eller at de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold, kan dokumentet i sin helhet unntas fra offentlighet, jf. Offentleglova § 12.
Også en rekke andre dokumenter kan unntas fra offentlighet etter nærmere bestemmelser i Offentleglova kapittel 3, og Forskrift til Offentleglova av 17.10.2008.
Dokumenter som er unntatt offentlighet har som oftest avsender/mottaker og deler av innhold i teksten sladdet med ********.
Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste, må dette opplyses om og begrunnes i søknaden. Opplysninger kan bli offentliggjort selv om du har bedt om ikke å bli oppført på søkerlisten. Du varsles dersom ønsket om reservasjon ikke tas til følge.
Innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet
Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis (meroffentlighet).
Innsynsbegjæringer sendes i disse tilfellene til kommunen i Skjema for innsyn etter personopplysningsloven
Spørsmål og svar
Hvordan bestiller jeg dokumenter fra postliste?
Benytt skjema for innsyn etter personopplysningsloven
Ønsker du innsyn i anonymt?
Ved generelle innsyn har du mulighet til å være anonym dersom du ønsker dette.
- Hvis du ønsker å være anonym kan du skrive «Anonym» i navn og adressefeltene. Bruk postkode "1234 Anonym"
- Du må oppgi en e-postadresse for å kunne motta dokumenter på e-post.
- Ved partsinnsyn kan du ikke være anonym, og du kan bli bedt om å legitimere deg.
Hvordan behandles taushetsbelagte opplysninger?
Den offentlige postlisten inneholder selvfølgelig ikke korrespondanse som har taushetsbelagte opplysninger (post som for eksempel skal til helse- eller journalarkiver).
Dersom dokumentet, vi mottar eller sender, er unntatt offentlighet, vil det være påført en lovhjemmel (§), og innholdet i dokumentet vil være anonymisert med ************* (sensitive opplysninger).
Hvordan besvarer innsynsbegjæringer?
Innsynsbegjæringer skal besvares fortløpende og senest innen fem dager. Mer omfattende henvendelser vil kunne kreve noe lengre saksbehandlingstid, da skal du få beskjed om dette. Dersom en innsynsbegjæring ikke har mottatt svar innen fem virkedager skal det regnes som et avslag.
Hva gjør jeg hvis jeg får avslag på innsyn?
Eventuelle avslag på innsyn vil sendes skriftlig med opplysning om hvilken hjemmel som ligger til grunn for avslaget, samt klagefrist og behandlingstid for klager. Avslag på innsyn kan påklages til Statsforvalteren i Oslo og Viken.
Mer om offentlighet i forvaltningen finner du ved å lese offentleglova hos Lovdata og justisdepartmentets retningslinjer til loven: