Personvernerklæring for skole

Personvernerklæring for skole i Hurdal kommune

Kommunene tilbyr grunnskoleopplæring. For å tilby god og riktig opplæring og oppfølging av elevene og familiene, er det nødvendig å behandle personopplysninger om elever og deres familie og nettverk.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er Hurdal kommune (org.nr. 939 780 777) ved kommunedirektøren som er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

Vi er opptatt av at dine personopplysninger behandles på en god og sikker måte, i tråd med gjeldende lover og regler. Du har en rekke rettigheter etter personvernforordningen (GDPR) som er nærmere beskrevet nedenfor, og du er velkommen til å ta kontakt med oss hvis du vil utøve rettighetene dine eller hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger. 

Kommunen har også utnevnt et personvernombud som kontrollerer om vår behandling av personopplysninger skjer i tråd med loven. Ønsker du å kontakte vårt personvernombud, finner du kontaktinformasjon til høyre.

Hvorfor og hvordan behandler vi dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger om våre elever og deres familie og nettverk for å tilby riktig opplæring, administrere skolehverdagen, behandle saker, dokumentere skolegangen, følge opp elevene og besvare henvendelser.

Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og om hvordan vi samler inn, lagrer og eventuelt deler dine personopplysninger.

Når har vi lov til å behandle dine personopplysninger?  

For at vi skal kunne behandle personopplysninger trenger vi et lovlig behandlingsgrunnlag. De ulike behandlingsgrunnlagene står i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6.

Kommunen er pålagt en rekke plikter etter flere ulike lover, og for å kunne oppfylle disse pliktene er vi avhengige av å behandle personopplysninger om deg. For å tilby elevene riktig opplæring og oppfølging vil vi også i mange tilfeller behandle særlige kategorier av personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget for slik behandling finnes i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e og artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Vi er pålagt plikter etter forskjellige lover. For eksempel har vi plikt til å tilby grunnskoleopplæring etter opplæringslova § 13-1, tilpasse opplæringen etter opplæringslova § 1-3 og ivareta elevens skolemiljø etter opplæringslova kapittel 9A.

I tillegg er vi pålagt plikt til å sørge for at saker er godt opplyst før vi fatter enkeltvedtak overfor elevene etter forvaltningsloven § 17, og plikt til å arkivere arkivverdige dokumenter etter arkivlova § 6.

Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider. Disse samler inn informasjon om hvordan du bruker nettsidene våre. Behandlingsgrunnlaget for bruk av informasjonskapsler er samtykke i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

Hvor henter vi personopplysninger fra?

Hvor vi henter opplysninger, avhenger av behovene til den enkelte elev.

Vi henter inn personopplysninger elever og deres familie når dere er i kontakt med oss på ulike måter. Opplysningene kommer hovedsakelig fra eleven eller elevens familie og nettverk, eller samles inn av oss. Vi kan også få opplysninger fra spesialisthelsetjenesten, fastlegen, andre elever, BUP, PPT eller andre som er relevante i den enkelte sak.

I undervisningen bruker vi enheter og pedagogisk programvare som automatisk samler inn en del opplysninger om elevene, eller hvor elevene selv registrerer ulike opplysninger. Hvilke opplysninger det er vil variere mellom programmene, men kan for eksempel være elevenes bruksdata, oppgavebesvarelser, bilder og video, samtalehistorikk, søkehistorikk eller andre opplysninger.

Når du bruker nettsidene våre, samler vi opplysninger om IP-adressen din, hvordan du bruker nettsidene våre, og enkelte opplysninger om enheten du benytter ved hjelp av informasjonskapsler (cookies).

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler som hovedregel kun de personopplysningene vi trenger for å gi deg som elev eller foresatt riktig opplæring og oppfølging. Det vil kunne variere hvilke opplysninger det kan være, men det vil for eksempel kunne omfatte:

• Personalia
• Kontaktopplysninger
• Familieforhold
• Interesser
• Karakterer og fravær
• Kommunikasjon skole-hjem
• Diagnoser
• Legemiddelbruk
• Andre helseopplysninger
• Sosiale forhold
• Hendelser
• Oppgavebesvarelser
• Samtykker
• Henvisninger
• Kontakt med andre tjenester
• Informasjon om bruk av nettsider, IP-adressen din og den enheten du benytter
• Alle andre opplysninger som dere oppgir i kontakt med oss

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?

Alle kommunale enheter er underlagt arkiveringsplikt. Opplysninger blir arkivert og slettet i henhold til kommunens bevarings- og kassasjonsplan.

Hvem utleverer vi personopplysninger til?

I noen tilfeller må vi utlevere dine personopplysninger til andre. Dette skjer kun når det foreligger et gyldig grunnlag for utleveringen, for eksempel fordi vi har plikt til det etter lovgivning, eller etter avtale med deg. Det kan for eksempel tenkes at vi må dele opplysninger med spesialisthelsetjenesten, barnevernet, pårørende, tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

Vi benytter oss av databehandlere som behandler personopplysninger på våre vegne, for eksempel for å drifte datasystemene våre. I slike tilfeller inngår vi databehandleravtale for å sikre at databehandleren behandler personopplysninger etter våre instrukser.

Hvilke rettigheter har du?

Når vi behandler personopplysninger om deg, har du flere rettigheter etter personvernforordningen (GDPR) som vi er opptatt av å ivareta. Vi forklarer disse rettighetene nedenfor.

Du har rett til innsyn

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg og kan be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler.

I tillegg til å få innsyn i personopplysningene dine, kan du også kreve følgende informasjon om behandlingen:

• Formålet med at vi behandler personopplysningene
• Hvilke kategorier av personopplysninger vi behandler
• Hvem vi eventuelt deler opplysningene med utenfor kommunen
• Om opplysningene blir overført til et land utenfor EU/EØS eller til internasjonale organisasjoner
• Hvor lenge opplysningene blir lagret
• Hvor vi har fått opplysningene fra
• Om vi bruker opplysningene til automatiserte avgjørelser eller «profilering», og hvordan dette eventuelt gjøres

Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn i disse opplysningene. 

Du har rett til å kreve retting av feil

Hvis du oppdager at vi har registrert personopplysninger om deg som ikke stemmer, kan du kreve at vi retter disse personopplysningene.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg slettes

Vi sletter de personopplysninger vi har om deg når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for og vi ikke er pålagt å ta vare på opplysningene videre.

I noen tilfeller kan du kreve at vi sletter personopplysninger vi behandler om deg. Det gjelder hvis:

• Formålet med at vi innhentet opplysningene er oppfylt, og vi ikke er pålagt å lagre dem
• Vi behandler opplysningene på grunnlag av ditt samtykke som du deretter trekker tilbake, og vi ikke har noen annen lovlig grunn til å beholde dem
• Personopplysningene er behandlet ulovlig
• Vi er lovpålagt å slette opplysningene
• Du protesterer mot automatisert behandling og vi ikke har pålagte, tungtveiende grunner for å fortsette behandlingen som går foran dine rettigheter (et eksempel er at vi må beholde opplysningene for å avklare om vi har et rettskrav mot deg).

Du har rett til begrenset behandling

I noen tilfeller kan du kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. Å begrense behandlingen betyr at vi ikke sletter opplysningene, men tar vare på dem uten å bruke dem videre. Dette gjelder hvis:

• Vi behandler dine personopplysninger ulovlig.
• Du mener at opplysningene om deg ikke er riktige. Da kan du kreve at vi begrenser behandlingen mens vi kontrollerer dette. I noen tilfeller må vi likevel fortsette å behandle opplysningene mens vi kontrollerer dem, for å kunne gi deg de tjenestene du har krav på.
• Vi ikke lenger har et rettslig grunnlag for å beholde opplysningene, og du mener at du kan ha et rettskrav mot oss. Et rettskrav kan for eksempel være at du vurderer å kreve erstatning eller vil klage oss inn for en tilsynsmyndighet.

Du har rett til å klage

Dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger eller mener vi behandler dine personopplysninger feil, kan du kontakte oss.  

Personvernombudet i Hurdal kommune kan gi deg informasjon og bistand. Personvernombudet skal kontrollere at vi ikke bryter personvernlovgivningen og at dine rettigheter blir ivaretatt. Personvernombudet er faglig uavhengig, og kan ikke instrueres i sitt arbeid. Kontaktinformasjon til vårt personvernombud finner du til høyre.  

Hvis du opplever at informasjonen og bistanden du får fra oss ikke er tilstrekkelig, kan du klage til Datatilsynet ved å sende en skriftlig henvendelse til:

Datatilsynet
Postboks 8177  
0034 Oslo